Kolme tapaa parantamaan omaa keskittymiskykyä nopeasti

Panostamalla näihin asioihin tehostat työtäsi, parannat keskittymiskykyä ja vapautat muutaman tunnin päivästä muihin asioihin.

Kesää odotellessa on hyvä tehostaa tekemistään.

Korona on muuttanut työtapojamme ja vienyt monessa työpaikassa digitalisaation seuraavalle tasolle. Etätyöskentelyn myötä on mahdollista muokata työpäivästä oman näköisensä, mutta jatkuvaan kiireeseen korona ei ole hirveästi vaikuttanut.

Päivästä toiseen mennään edelleen kovaa vauhtia, työtahti monine peräkkäisine palavereineen ja useat työtehtävät vaativat tekijöiltä raudankovaa keskittymiskykyä. Mutta sanomattakin on selvää, että jossain vaiheessa aivot lässähtävät ja tehokkuus tippuu. Keskittyminen alkaa tuntumaan mahdottomalta, ja kaiken kukkuraksi puhutaan siitä, miten aiheutamme itsellemme keskittymiskykyhäiriötä (ADT, Attention Deficit Trait) jatkuvilla keskeytyksillä, päällekkäisillä projekteilla, sosiaalisella medialla, ja tauottomalla työskentelyllä.

Itsensä ylikuormittaminen pitkässä juoksussa ei johda mihinkään hyvään, joten hyviä tapoja kannattaa sisällyttää työskentelyyn jo aikaisessa vaiheessa. Alla olevat kolme asiaa kannattaa lisätä omaan työskentelyynsä välittömästi, mikäli haluaa tehostaa omaa keskittymiskykyä.

Organisoi päiväsi

Aivosi energiavarastot tulee käyttää järkeviin asioihin, kuten työtehtävien edistämiseen, eikä kaiken muistamiseen. Suunnittelemalla päiviä etukäteen ja varaamalla kalenteristasi aikaa itsenäiselle työskentelylle, et kuluta joka hetki aikaa suunnittelulle ja ihmettelylle. Tehokkaat työskentelijät hyödyntävät siksi kalenteria, tehtävälistaa ja muistiinpanoja. Organisoimalla päivääsi, pystyt paremmin keskittymään tiettyyn asiaan kerralla, tärkeimmät ja päätöksentekoa vaativat tehtävät kannattaa sijoittaa aamuun, kun energiavarastot vielä ovat tallessa.

Työkaluja työpäivän organisoimiseen löytyy moneksi, mutta ehdoton lempparini on Organizedly. Sillä pystyy luomaan eri kokonaisuuksia (kuten eri projekteja), tekemään muistiinpanoja, joista voi suoraan luoda tehtäviä, sekä suunnittelemaan näitä tehtäviä kalenteriin. Kaiken lisäksi se on (ainakin vielä) ilmainen, verrattuna esim. työkaluun Monday, jota käytin aikaisemmin. 

Organizedly auttaa minua organisoimaan päivää tehokkaasti.

Uskalla sanoa "ei"

Sana ”ei” on yllättävän haastava lausua ääneen. Haluamme miellyttää muita ja on helpompi suostua pyyntöihin, kuin kohdata epämiellyttäviä tunteita tai pettymystä. Kuitenkin kieltäytyminen kohdataan usein paremmin kuin oletetaan, eikä ole järkevää myöntyä kaikkiin asioihin. Todennäköisesti se kostautuu jossakin muodossa. Työpäivät venähtävät, työn laatu heikkenee, stressitasot nousevat, etkä ehdi tekemään omia työtehtäviäsi.

People think focus means saying yes to the thing you’ve got to focus on. But that’s not what it means at all. It means saying no to the hundred other good ideas that there are. You have to pick carefully. I’m actually as proud of the things we haven’t done as the things I have done. Innovation is saying ‘no’ to 1,000 things.

Steve Jobs

Jotta olisi helpompi sanoa ei, voi jälleen palata ensimmäiseen vinkkiin. Jos olet organisoinut päiväsi, tai jopa työviikkosi, on sinun helpompi sanoa ei. Organisoimalla ja priorisoimalla työt on itselle helpompi argumentoida syyt miksi jotain ei ehdi tekemään, tai miksi johonkin palaveriin ei ehdi tulemaan.

On jokin syy siihen, miksi juuri sinut on palkattu tiettyyn työhön. Siksi sinun tulee ensisijaisesti tehdä työtehtävääsi ja rooliisi liittyviä työtehtäviä. Tämä ei tarkoita, etteikö kalenterista voisi varata aikaa muiden tukemiseen. Tämä tarkoittaa, että oman työnsä (tai terveyden) kustannuksella ei tule vastata myönteisesti kaikkiin pyyntöihin.

Älä kuormita itseäsi monisuorittamalla

Mulktitaskaus, eli monisuorittaminen, voi helposti johtaa ylikuormitukseen vaikkei töissä olisi tapahtunutkaan mitään ihmeellistä. Useat ärsykkeet, informaationtulva ja jatkuvat keskeytykset johtavat siihen, ettei keskittyminen enää onnistu ja luovuus sakkaa. Uusien asioiden sisäistäminen on tässä tilassa liki mahdotonta, ja kaiken lisäksi muisti alkaa pätkimään.

Edellä mainitut kaksi ensimmäistä vinkkiä auttavat vähentämään monisuorittamista. Lisäksi on suositeltavaa hetkellisesti poistaa notifikaatiot viestintävälineistä, jatkuvasti ei tarvitse olla tavoitettavissa. Hiljaisissa tiloissa työskentely ja vastamelukuulokkeet luovat hyvät edellytykset keskeytyksettömälle työskentelylle, ja useiden lyhyiden taukojen pitäminen päivän aikana antaa aivoille tarvittavan hengähdystauon.           

Aiheesta olen usein puhunut aikaisemminkin, mutta ehdoton lempityökaluni tehokkaalle keskeytyksettömälle työskentelylle jolla välttyä monisuorittamisesta on Pomodoro-ajastin. Kokeile työskennellä 25 min pätkissä keskittyen vain yhteen työtehtävään kerralla, ja huomaa miten paljon enemmän saat aikaiseksi.

Nämä kolme tapaa parantavat varmasti keskittymiskykyä, lisäksi huomaat takuuvarmasti edistystä tehokkuudessasi ja vireystilassasi. Hyötyä saat varmasti lisäämällä edes yhden näistä tavoista, mutta eniten hyötyä saat lisäämällä kaikki kolme tapaa työskentelyysi. Hyvä työnjohtaminen vaatii hieman järjestelyä, mutta maksaa itsensä takuuvarmasti takaisin. Minulle se on maksanut itsensä takaisin ajassa, joka tuntuu olevan jokaisella jatkuvasti kortilla.

Kokonaisvaltaisin terveisin,

-Kevin