Sähköposti tehokkuuden tappajana – Miten käytän sitä oikein?

Sähköposti vie usein liian paljon aikaa, mikä on kallista niin yrityksille kuin henkiselle hyvinvoinnillekin. Miten sen käyttö optimoidaan?

(5 min)

Sähköposti löytyy jokaiselta, oli kyseessä yksityishenkilö tai yritys. 1970-luvulla alkunsa saanut työkalu mahdollistaa tehokkaan kommunikaation, hyvän arkistoinnin ja jatkuvan saavutettavuuden. Pahimmillaan se kuitenkin syö tehokkuutta työpäivästä, aiheuttaa stressiä ja väärinkäytettynä kommunikointikin on tehotonta. Miten sähköpostista kehittyi niin suuri osa työelämäämme, ja miten käytämme työkalua järkevämmin?

Sähköpostin lyhyt historia

1969 USA:n puolustusministeriö alkoi hyödyntämään ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) tietokoneverkkoa yhdistämään eri tietokoneita nopeampaa viestintää varten.

1971 Ray Tomlinson kehitti ”elektronisen postin” (eng. electronic mail). Hänen suurin myötävaikutuksensa oli @-merkin hyödyntäminen, jolla yhdestä tietokoneesta pystyttiin osoittamaan viesti toiseen haluttuun koneeseen.

Nopeampi viestintä kasvatti nopeasti suosiotaan. 1980-luvulla alkoi tulemaan esille yhtiöitä, jotka tarjosivat ”elektronisen postin” hosting-palveluita samalla kuin Internet alkoi yhä tehokkaammin yhdistämään ihmisiä ympäri maailman.

Englanninkielinen termi ’electronic mail’ oli muuttunut vuoteen 1993 mennessä nykyiseen muotoonsa ’email’.

Vuonna 1999 käyttäjiä oli jo 400 miljoonaa, sähköposti oli tullut jäädäkseen. 2019 aktiivisia käyttäjiä oli 3.9 miljardia. Samana vuonna päivittäin lähetettyjä ja vastaanotettuja sähköposteja ylitti 293 miljardia.

Eikä ennusteiden mukaan sähköpostin käyttö ole hiipumassa, päinvastoin. Päivittäisen sähköpostiliikenteen uskotaan kasvavan jopa 347 miljardiin vuoden 2023 loppuun mennessä. Maailmassa on noin 7,6 miljardia ihmistä. Ennusteen mukainen määrä tarkoittaisi ~46 sähköpostia päivässä per henkilö.

Sähköposti syö tehokkuutta

Sähköpostilla on paikkansa, sillä saadaan tietoa jaettua ja vastauksia kysymyksiin. Riskinä kuitenkin, että sähköposti vie julmasti aikaa arvoa luovasta työstä.

McKinseyn tutkimuksen mukaan 28 % työpäivän ajasta käytetään sähköpostiin. Kahdeksan tunnin työpäivästä sen on yli kaksi tuntia. Suomessa ajatustyöläinen saa keskimäärin 60 sähköpostia päivässä. Menetetyn työn lisäksi jatkuva sähköpostien läpikäyminen vaikuttaa väistämättä stressitasoihimme – ja sen myötä hyvinvointiimme. Eikä sähköpostiin käytetty aika ole halpaa yrityksillekään. Olisi mielenkiintoista nähdä tuloksia yritysten tutkimuksista, jossa selvitetään sähköpostin kuukausittainen hintalappu. Saattaisi asiakkaitakin kiinnostaa.

Sähköpostien määrä toki vaihtelee, ja riippuen omasta työstään on sähköposti työkaluna vaihtelevassa roolissa. Oli rooli minkälainen tahansa, ovat sähköpostien määrät statistiikan mukaan joka tapauksessa hallitsemattomat. Siksi on oleellista pohtia, miten suurta osaa tulee antaa sähköpostille ja suunnitella miten sen käyttöä voi optimoida.

Onko työtehtäväsi lukea sähköpostia

Harvemmin kuulee, että jonkun virallinen työtehtävä on sähköpostien läpikäyminen. Jokaisen tulisikin mietiskellä, miksi onkaan palkattu johonkin tehtävään – millä tavalla on itse luomassa arvoa?

Helpottaakseen ajattelua, voidaan työmme jakaa kahteen kategoriaan:

Arvoa luova työ
Tukityö

Tarkastellaan kategorioita esimerkin kautta.

Esimerkki: Autokorjaamo

Autokorjaamossa arvoa luova työ on autojen korjaaminen. Tästä asiakkaat maksavat. Tukityöhön kuuluu sähköpostin hallinnointi, jolla varataan aikoja, sovitaan huolloista, tilataan osia jne.

Yritys saa rahaa autojen korjaamisesta, minkä takia korjaamiseen halutaan käyttää mahdollisemman paljon aikaa ja sähköpostin käyttö minimoida. Tämä siksi, että vaikka sähköpostin käyttö on hyödyllistä, ei se varsinaisesti tuo leipää pöytään – siksi omistaja, että asiakas toivoisi työntekijöiden puuhastelevan pääasiassa korjaushommien parissa.

Asiakkaana, kumman autokorjaamon valitset alla olevista vaihtoehdoista:

Vastaa todella nopeasti sähköpostiisi, mutta korjaus kestää.
Sähköpostiin vastaus kestää, mutta korjaus tehdään pikaisesti.

Asiakkaana toivoisin toki, että saan vastauksen kysymyksiini. Valitsi kumman vaihtoehdon tahansa, näkyy laskulla hyvin todennäköisesti osuus korjaamon tukityönhinnasta. Itse en haluaisi maksaa paljoa tukityöstä.

Työn jaottelu ei aina ole näin selvää. Varsinkin tietotyöntekijälle rooli, sen tavoitteet ja odotukset voivat olla epäselviä. Asiakastyössä saattaa olla vaatimuksena, että pyyntöihin vastataan hyvinkin pikaisella aikataululla.

Jatkuvan saavutettavuuden vaihtoehtoiskustannus on tehokkuus arvoa luovasta työstä.

Miten paljon aikaa voidaan antaa tukityölle? Aiheesta on hyvä keskustella omalla työpaikallaan, ja lisäksi kannattaa itsellensä selkeyttää mikä oikeastaan on arvoa luovaa työtä ja mikä ei. Jos sähköpostiin käytettyä aikaa halutaan minimoida, on hyvä miettiä, miten se tehdään käytännössä – ja miten se näkyy muille, vaikuttaako se kriittisellä tavalla kokonaisuuteen?

Miten käyttää sähköpostia järkevästi

Omien kokemukseni perusteella työtehokkuus on parempaa ja stressitasot matalammat, kun saa keskittyä yhteen asiaan kerralla, eikä tarvitse tarkastella sähköpostia jatkuvasti. Mielestäni on ihan ok, vaikka välillä vastaaminen kestäisikin, jos aika on mennyt arvoa luovaan työhön.

Kun on selkeyttänyt itsellensä mikä on arvoa luovaa työtä ja mikä ei, ja keskustellut aiheesta työpaikalla voidaan sopia, ettei sähköpostia tarvitse vilkuilla jatkuvasti. Kiireelliset asiat voidaan hoitaa muita kanavia pitkin.

Mielestäni yksi hyvä tapa on sopia aikaikkuna, jolloin henkilöt saavat työskennellä rauhassa tärkeiden asioiden parissa, jonka jälkeen ollaan tavoitettavissa.

Vinkkejä sähköpostin käytön optimointiin

Tarkista sähköposti vain muutaman kerran päivässä – varaa läpikäymiseen tietty aika. Vastaa silloin posteihin, merkitse luetuksi ja siirrä pois inboxista.
Ilmoitukset kokonaisuudessaan pois. Kun näet, että uusi posti on tullut vaikuttaa se sinun keskittymiseesi halusit tai et.
Vältä kompleksia lokerointijärjestelmää. Postien jaottelu on ajanhukkaa, koska useimmilla sähköposteilla haku toimii niin hyvin, ettei useita laatikoita tarvitse luoda.
Ohjaa säännöillä viestit valmiiksi eri laatikoihin. Näin huolehdit siitä, että yksi laatikko on tarkoitettu niille posteille, jotka oikeasti vaativat läpikäymistä.
Älä katso sähköpostia heti aamusta, aloita työpäivä arvoa luovalla työllä. Pahimmassa tapauksessa alat työstämään matalamman prioriteetin asioita, ja vasta lounaan jälkeen pääset tärkeän tehtävän kimppuun.
Älä katso sähköpostia kännykästäsi iltaisin. Kun työpäivä päättyy, päättyy sähköpostien katsominenkin. Suo itsellesi laadukasta vapaa-aikaa, koska sen myötä palaudut paremmin ja olet tehokkaampi seuraavana päivänä. Jos iltaisin katsot sähköposteja vastaamatta niihin, kummittelevat ne ajatuksissasi.
Vältä itse sähköpostin lähettämistä. Eli mieti ensin, voitko hoitaa asiasi muita kanavia pitkin. Jos et lähetä useita sähköposteja, vähentää se saapuvien määrää.
Panosta sähköpostiesi laatuun. Pidä ne lyhyinä. Mieti, keitä asiasi koskee, jäsentele teksti ja kerro, mitä toivot vastaanottajilta. Älä heittele ilmoille vain avoimia kysymyksiä kuten ”mielipiteitä?”, vaan anna ehdotuksia toimenpiteille.
Lähetä viesti henkilöille, jotka oikeasti tarvitsevat sen. Vältä spämmäämistä.
Älä käytä sähköpostia chattina, varsinkaanjos ketjussa on useita mukana!

Sähköisin terveisin,

Kevin

Oletko vasta palaamassa töihin lomilta? Optimoi paluun myötä sähköpostin käyttö ja tee kesän kovin comeback.

Viitteet ja lisäluettavaa

A brief history of email: dedicated to Ray Tomlinson

Email Usage Statistics in 2019

How to Spend Way Less Time on Email Every Day

Kuinka säästät 10 tuntia viikossa käyttämällä sähköpostiohjelmaa oikein