Priorisoi tekeminen ABCDE-menetelmän kautta

Vähennä vitkuttelua ja saa enemmän aikaiseksi ABCDE-menetelmän kautta.

(3 min)

C-kategorian matkan tehtävänä oli ottaa kuva Pariisin Aurajoesta.

Edellisessä kirjoituksessani puhuin siitä, miten tieto tuottaa lopulta vähemmän tuskaa kuin tekeminen. Aikaansaminen voi olla haastavaa töissä kuin vapaa-aikanakin. Vaikka kiire painaa jatkuvasti päälle, saadaan monet tunnit kulumaan vähemmän tärkeisiin asioihin. Vaikeiden ja tärkeiden asioiden aloittamisen suhteen vitkutellaan ja ajankäyttö suunnataan mieluummin helppoihin asioihin.

Jos olet sitä mieltä, että tekemisessäsi olisi parantamisen varaa, sinulla on haasteita priorisoinnin kanssa, aikaan saaminen on tuskallista, tai muuten vain haluat tehostaa toimintaasi luodaksesi enemmän vapaa-aikaa, voi elämääsi helpottaa Alan Lakeinin kehittämä ABCDE-menetelmä.

Menetelmässä jaotellaan tehtävät ja toimenpiteet eri kategorioihin, ja sen myötä prioriteettijärjestykseen. Kirjaimet A, B, C, D ja E muodostavat eri kategoriat omine tarkoituksineen. Mentelmä on tehokas ja yksinkertainen tapa jolla varmistetaan, että panostetaan oikeisiin asioihin ja saadaan enemmän aikaiseksi, vapauttaen samalla itsellensä myös laadukkaampaa vapaa-aikaa.

Tarkastellaan seuraavaksi kategorioita ja miten menetelmää hyödynnetään käytännössä.

ABCDE-menetelmän kategoriat

A: Pakko tehdä. Hyvin tärkeät tehtävät, joita ei voi tai ei missään nimessä kannata jättää tekemättä.

B: Tulisi tehdä. Nämä tehtävät pitää tehdä, mutta eivät ole niin kiireellisiä kuin A-luokan tehtävät.

C: Olisi kiva tehdä. Aina sitä keksii kaikkea kivaa, kuten telkkarin katselua, kavereiden kanssa hengailua, naapureiden katselua ja kukkien poimimista. Usein tärkeämmät A- ja B-luokan tehtävät saattavatkin jäädä tekemättä, koska perhosen lentäessä ohitsemme huomaamme, että sen seuraaminen onkin yllättävän miellyttävää. Nykymaailmassa tämä tarkoittaa sosiaalisen median selailua.

D: Delegoitavat tehtävät. Voivat olla tärkeitä ja hyödyllisiä tehtäviä, mutta näitä sinun on itse turha hoitaa. Näitä tehtäviä ei tule jättää roikkumaan, ne tulee osoittaa muille välittömästi.

E: Eliminoitavat tehtävät. Ovat joskus ehkä olleet hyödyllisiä, mutteivät ole sitä enää. Eivät ole pakollisia, saatat tehdä niitä edelleen koska olet tottunut tekemään niitä, mutta niistä ei ole enää kuitenkaan mitään hyötyä. Ne eivät kehitä sinua, eivätkä johda mihinkään. Pois!

Listaa kaikki tehtäväsi

Ensimmäiseksi tulee listata kaikki tehtävät ja toimenpiteet. Kun lista on valmis, laita tehtävien ja toimenpiteiden perään kirjain A, B, C, D tai E, riippuen siitä mihin kategoriaan ne kuuluvat.

Saatat huomata, että listalta löytyy useamman kerran samaa kirjainta. Tämä on täysin tavallista sekä hyväksyttävää. Priorisoi nämä tehtävät keskenään numeroimalla kirjaimet. Eli kaikista tärkein tehtävä on A1, sitä seuraava A2, B-kategorian tärkein on B1, seuraava B2 jne.

Mikäli sinulla on vain todella tärkeitä tehtäviä, olet mitä todennäköisemmin huono priorisoimaan tehtäviäsi, pidät itseäsi liian tärkeänä, tai sitten olet Suomen presidentti tai pääministeri. Kunhan lasken leikkiä, kyllä presidentin ja pääministerinkin tulee osata priorisoida tehtävät.

Vaikka tässä vitsaillaankin, niin harjoituksen myötä onkin tarkoitus oppia priorisoimaan. Tämä ei käytännössä välttämättä ole niin helppoa, mutta harjoitus tekee mestarin. Kaikki tehtävät eivät ole tasavertaisia.

On hyvä selkeyttää itsellensä, ettei kaikkia asioita voi tehdä. Aika ei yksinkertaisesti riitä, siksi se tulee osoittaa oikeisiin asioihin.

Listasi ollessa valmis, on sinun helpompi visualisoida tehtävät. Ehkä sinulle vasta nyt selvisi, mikä on tärkeää ja mikä ei. Jokunen asia saattaa jopa yllättääkin. Joka tapauksessa listan myötä sinun tulisi olla helpompi suunnata keskittymisesi oikeisiin asioihin.

Suunnittele päiväsi etukäteen

Varaa itsellesi aikaa tärkeimmille tehtäville, aloita aina tärkeimmistä ja vältä keskeytyksiä. Tämän harjoituksen myötä sinun on myös helpompi sanoa ei uusille tehtäville tai pyynnöille, kun tiedät mikä on tärkeää ja mikä ei.

Priorisointi selkeyttää, aikaansaaminen tuo hyvää mieltä ja palkitsee merkittävästi. Parasta menetelmän hyödyntämisessä on, että huomaat ettet jää mistään tärkeästä paitsi – saat enemmän aikaiseksi, kehityt ja arjesta häviää turhat asiat.

Oletko vielä skeptinen menetelmän suhteen? Muista että ihminen aivoineen on hyvä kone ajattelemaan, ei hallinnoimaan pitkää tehtävälistaa mielessään. Siksi kaikki pienet kikat, jotka vapauttavat sinut ajattelemaan ja tekemään asioita ovat kotiinpäin. Suosittelen kokeilemaan, anna menetelmälle mahdollisuus.

A1-terveisin,

-Kevin Husell