Jo oli aikakin

Puoli vuotta Müncheniin muuton jälkeen kävin vierailemassa Suomessa, jolloin huomasin tulleeni osittain tehottomaksi. Tai ainakin oli sellainen olo. Hetkellinen pysähdys muistutti miten aikoinaan aloin hyödyntämään eri tapoja ja työkaluja ollakseni tehokkaampi töissä ja luodakseni enemmän vapaa-aikaa itselleni. Oli aika korjata kurssia.
Kirjoituksessa jaan ajatuksia ajasta, Münchenistä, sekä ajanhallintaan liittyvät menetelmäni. Toivottavasti sinullekin löytyisi vinkkejä, jolla saisit enemmän irti ajasta.

Aika. Pelottavan kaunista miten se meneekin niin nopeasti. Miten se tarjoaa mahdollisuuksia kasvulle ja muutoksille. Yksi huurteinen ajalle!

Aika. Olemassaolon tärkein omaisuus, jota ei voi saada takaisin. Se menee joskus hitaasti, välillä nopeammin. Usein sitä ihmetellään mihin se on mennyt. Kokemuksia muistellaan joko ilolla tai surulla. Joitakin kokemuksia ei haluta muistaa ollenkaan.

Ihminen on tuhansia vuosia ollut hyvinkin kiinnostunut mittaamaan aikaa. On kalentereita kuukausineen ja päivineen, kelloja viisareineen. Vaikka tapamme mitata aikaa on kehittynyt paljon vuodesta 3500 eaa., jolloin muinaisten egyptiläisten metrien korkuiset obeliskit näyttivät aikaa, on yksi asia edelleen sama.

Jokaisella meistä on edelleen yhtä paljon aikaa päivässä. Nykyään se tuntuu kuitenkin loppuvan pahemmin kesken kuin koskaan aikaisemmin.

Jatkuvasti on kiire, tärkeitä asioita lykätään myöhäisemmäksi ja usein eletään kuin sitä olisi loputtomasti. Tämän takia mielestäni on kiehtovaa miettiä, miten ajankäyttöä voi optimoida siten, että on aikaa ystäville, perheelle ja hauskanpidolle samalla kun voi tehdä töitä omien tavoitteidensa eteen. En halua elää joko-tai elämää. Haluan saada monesta osa-alueesta enemmän irti.

Olen useamman vuoden koittanut yhdistää tehokkaasti treenaamisen ja hauskanpidon, herkuttelun ja puhtaasti syömisen, vapaa-ajan ja työn. Vaihtelevalla menestyksellä sanoisin.

Vuosien varrella on tullut muutamia ajanhallintaan liittyviä keinoja hyödynnettyä. Syy siihen miksi nämä asiat ovat taas vahvasti mielessä, on muutto ulkomaille. Havahduin jälleen tilanteeseen, jossa ihmettelin mihin se aika taas oli mennyt. Tunsin itseni jotenkin tehottomaksi. Oli aika korjata kurssia.

Jo oli aikakin.

Mihin se aika meni, München?

Puoli vuotta vierähti sormia napsauttamalla. Olen kirjoitushetkellä asunut 7 kuukautta Münchenissä. Ihmisiä tavattu, reissuja tehty, duunia paiskittu ja hauskaakin pidetty. Silti minulla on olo, että jotenkin menty puolivaloilla. Ehkä jopa fokus hieman hukassa. Johtunee siitä, että on ollut paljon uutta mihin keskittyä. Siksi ei hetkeen ole tullut kirjoiteltuakaan niin paljon.

Vieraillessani Suomessa kesäkuun lopussa, aika ikään kuin pysähtyi. Ainakin hetkeksi. Kyllä se loma lopulta aika nopeasti meni. Mutta yhtenä päivänä keskityin vain itseeni, laitoin puhelimen pois, otin päiväkirjani mukaan pienelle matkalle ja annoin kynän sauhuta.

Silloin reflektoin kunnolla, mitä kaikkea onkaan tapahtunut Münchenissä. Myöskin jonkin verran mitä on tapahtunut elämässäni. Pohtiminen ja menneisyyteen katsominen auttoi minua asettamaan uusia tavoitteita, sekä korjaamaan hieman kurssia. Sain hieman etäisyyttä kaikkeen Münchenissä tapahtuvaan Suomen vierailun kautta. Sain hetkeksi ajan pysähtymään.

Jarrujen painaminen ja reflektointi auttoi korjaamaan kurssia. Aloin samalla taas pohtimaan miten olin aikaisemmin hyödyntänyt eri menetelmiä ajan optimoimiseksi. Olen huomannut, että vaikka onkin tavoitteita, ei se tarkoita, etteikö sille tarvitse omistaa päivän kaikkia tunteja. Niin kuin mainitsin, en halua elää joko tai elämää. Siksi koitan tehdä tärkeitä asioita niin tehokkaasti kuin mahdollista, jotta aikaa jää muuhunkin. Työn ohella kuuluukin pitää hauskaa, matkustella ja saada uusia kokemuksia. Elän mieluummin niin, kuin että painan niska limassa vuoden odottaen kesälomaa, jonka jälkeen taas jatkuu vuodenmittainen duuniputki.

Ajan hakkerointia

T-aika. Yksi t-kirjain ajan eteen, niin saa tehtyä taikatemppuja. Aikamoista. Tässä minun temppuni joita olen käyttänyt, ja meinaan käyttää aktiivisemmin jatkossa, kun tavoittelen tainanomaisia ja tehokkaita päiviä.

Parkinsonin laki

Lain mukaan ”työ täyttää sille varatun ajan”. Mitä enemmän aikaa olet jollekin varannut, sen pidempään kestää saada työ valmiiksi. Varsinkin perfektionisteille kehotan muistamaan tämän lain. Pohdi miten voit hyödyntää tietoa, miten pidät huolen siitä, että aikaa ei kulu turhan paljon yhteen tehtävään?

Tarjoan tähän kaksi ratkaisua: Stock-Sanford corollary sekä ”Timeboxing” (työlle annettu aikalaatikko).

Stock-Sanford korollaari

Korollaari tarkoittaa seurauslausetta, ja Stock-Sanford on Parkinson laille seurauslause, joka menee näin:

If you wait until the last minute, it only takes a minute to do.

Eli jos odottaa viimeiseen hetkeen, ei mene kuin hetki kunnes tehtävä on suoritettu. Toimimme tehokkaammin, kun aikaa ei ole muille jakaa, paineen aikana saamme enemmän aikaiseksi.

Hyvä esimerkki tästä on vaatteiden valitseminen aamulla. Jos olet varannut tähän aktiviteettiin 2 h aamusta, mutta nukutkin pommiin, saat kuitenkin muutamassa minuutissa jotakin päälle jottet myöhästy töistä. Sama asiaa pätee muihin tehtäviin, joilla on tietty määräaika.

Ajankäytön optimoimiseksi yksi vaihtoehto on siis jättää kaikki viime tinkaan, mutta sekään ei välttämättä ole jokaisessa tilanteessa suotavaa ja saattaa johtaa (hyvinkin) kohotettuihin kortisolitasoihin. Onneksi ”aikalaatikko” tarjoaa tähän ratkaisua.

Salvador Dalin "Muiston pysyvyys" (esp. La persistencia de la memoria, suom. myös Pehmeät kellot ja Ajan kuluminen). Lemppareitani mitä taiteeseen tulee, pidän ajatuksesista miten aika voi sulaa, pysähtyä, jähmettyä, kadota. Kaikki tunteet mitä aika voikaan saada meissä aikaiseksi. Ihmeellistä.

Timeboxing - aikalaatikko

Timeboxing on tuttu konsepti ketteriin periaatteisiin perustuvissa projektinhallintamenetelmissä sekä henkilökohtaisessa ajanhallinnassa. Tietylle tehtävälle annetaan kiinteä ja enimmäisaikayksikkö, eli aikalaatikko, jonka aikana suoritetaan sille suunniteltu tehtävä.

Tätä olen hyödyntänyt itse pitkään töissäni. Suunnittelen aamuille 1–2 h aikalaatikoita, joiden aikana työstän päivän tärkeimpiä tehtäviä. Lisäksi hyödynnän tähän usein Pomodoro-ajastinta, eli 25 min ajan työstän pelkästään kyseistä asiaa poistaen kaikki häiriötekijät kuten kännykän, sähköpostin ja muut viestintävälineet. Siinä sitä huomaa miten paljon voi saada lyhyessä ajassa aikaiseksi ja päivästä tulee paljon tehokkaampi.

Minulla on myös periaate, ettei tehtävän tarvitse aina olla valmis annetussa ajassa, vaan se voi olla siinä kunnossa, että voin esittää sen jollekin ja saada palautetta. Yleensä palaute tekee lopputuloksesta vielä paremman, ja vältän turhaa paikalla junnaamista.

Pareton periaate

Pareton periaate sanoo, että missä tahansa ilmiössä 80% seurauksista johtuu 20%:sta syistä.

Toisin sanoen, tulee osata priorisoida oma tekeminen. Jos työpäivät menevät kokonaisuudessaan sähköpostien vastailuun ja sosiaalisen median selailuun, ei tärkeälle työlle riitä aika. Näin et oikeastaan saa mitään järkevää aikaiseksi, vaikka olettaisitkin olleesi ”kiireinen” ja/tai ”tehokas”.

Kyseisestä ilmiöstä olen kirjoittanut aikaisemminkin, suosittelen lämpimästi lukemaan kirjoituksen Pareton periaate – Voinko hyödyntää sitä omassa elämässä? saadakseen parhaimmat vinkit. Kirjoituksesta voit kaiken lisäksi selvittää oletko juhla-Yoda vai pämppä-padawan.

Sano ei! Kieltäydy turhuuksista

Ei. Vaikea sana. Kieltäytyminen on haastavaa, ei kai vaan pahoita toisen mieltä? Usein vastaanotetaan liian paljon tehtäviä ja mennään jokaisiin kissanristiäisiin, ja lopputuloksena on fokuksen hävittäminen. Sitten valitellaan, kun aika ei riitä mihinkään, eikä saa mitään aikaiseksi.

Jos on asettanut itsellensä selkeät tavoitteet ja priorisoinut omat tehtävät, voi helpommin ja perustetullusti kiittäen kieltäytyä kaikesta turhasta. Tähän mm. äsken mainittu Pareton periaate auttaa.

Olen myös puhunut kieltäytymisestä kirjoituksessani Kolme tapaa parantamaan omaa keskittymiskykyä nopeasti, tsekkaa jos löytyy intoa.

Paras hetki on juuri nyt

Siinä olikin listani työkaluista ja tempuista, joilla voi omaa ajanhallintaa ja tehokkuutta optimoida. Kun niitä yhdistää itselleen sopivalla tavalla, saa varmasti aika tehokkaan pakkauksen aikaiseksi, ja siten aikaa riittää muuhunkin. ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, eiköhän se suhteellisen hyvin pidä paikkansa.

Mikäli sinulla on haasteita ajan kanssa, on oikea hetki muutoksille juuri nyt. Ei huomenna, ei ensi viikolla, vaan heti. Suurempi kysymys onkin, onko oikeasti valmis muutoksille, vai tyytyykö elämään omien haasteidensa kanssa.

Itse aloitin aikanaan pienillä muutoksilla, kuten varaamalla aamusta 1–2 h aikalaatikon tärkeimmille tehtäville. Teko itsessään pakotti miettimään mitkä päivän tärkeimmät asiat olivatkaan, ja sitten häiriövapaa aikalaatikko varmisti edistyksen. Parasta siinä oli onnistumisen tunne, joka vähensi stressiä loppupäivästä. Mitä sitten, vaikka olikin paljon palavereita, kun olin jo kerran saanut edistettyä tai peräti valmiiksi tärkeimmät asiat?

Mieti missä sinun haasteesi ovat, ja mitä voisit niille tehdä. Minkä täytyy muuttua, mikä on estänyt sinua tekemästä muutosta? Sitten päätä mitä voit tehdä juuri tänään edistääksesi muutosta parempaan, ja tee se heti.

Jo on aikakin.

Ajattomin terveisin,

Kevin