Kaifukuzen – Jatkuva palautuminen uupumuksen estäjänä (osa 2/2)
Ensimmäisessä osassa toin esille huoleni työkulttuuriamme varjostavasta jatkuvasta kiireestä ja stressistä, ja puhuin kiintopisteen vaihtamisesta tekemisestä palautumiseen. Taustana ajatuksille toimivat uupumuksen inhimillinen tappio ja hävikki menetetystä työstä kansantaloudessa, joka on arviolta 24 miljardia € vuodessa. Voimme jokainen itse ennaltaehkäistä uupumusta hyvällä työnjohtamisella, mutta samalla työpaikkojenkin tulee luoda kulttuuria, joka tukee hyvinvointiamme ja luo kehitystä kestävästi. Tässä kirjoituksessa perehdytään tarkemmin jatkuvan palautumisen ajattelutapaan jota nimitän Kaifukuzeniksi, superkompensaatioteoriaan ja optimaaliseen palautumiseen.
Kaifukuzenin pohja muodostui vuonna 2019 lomailessani Ranskassa. Loman aikana pohdin palautumista, työhyvinvointia ja miten voisimme ottaa askeleen kohti kestävämpää työkulttuuria.
Mistä nimi Kaifukuzen?
Moni on saattanut kuulla Lean-ajatteluun pohjautuvasta menetelmästänimeltä ’Kaizen’. Sitä käytetään erilaisten prosessien parantamiseen yhdessäorganisaation johdon ja työntekijöiden kanssa, ja termi tarkoittaa japaniksi jatkuvaaparantamista. Kai = muutos ja Zen =Hyvä. Palautuminen on japaniksi Kaifuku.Yhdistämällä sanan Kaifuku ja Zen saamme aikaiseksi mahdollisesti näpäytyksensormille japaninkieltä taitavalta henkilöltä kielioppivirheestä. Varmuudellasaamme aikaiseksi hienolta kuulostavan termin ajattelutavalle, jossa jatkuvanpalautumisen myötä edistetään parempaa kokonaisvaltaista hyvinvointia jajärkevämpää työnohjausta. Näin syntyi Kaifukuzen.
Mielestäni Kaizen on hieno ajattelutapa jota on syytä tavoitella. On hyvä miettiä miten työtä tehostetaan vähentämällä hukkaa ja tekemällä siitä mielekkäämpää. Mutta samalla tulee mielestäni muistaa työntekijöiden hyvinvointi, eikä tehokkuutta tulisi lisätä sen kustannuksella. Sen takia huolehditaan jatkuvasti riittävästä palautumisesta, ja sen myötä hyvinvoinnista, Kaifukuzenin kautta.
Kaifukuzen ja superkompensaatioteoria
Kaifukuzenissä kiintopisteenä toimii palautuminen ja tavoitteena on optimoida yksilöiden sekä tiimien kokonaisvaltaista hyvinvointia, mitigoidakseen loppuunpalamisen riskiä ja varmistaakseen yksilön tai tiimin olevan valmis huippusuorituksiin. Kaifukuzeniä harjoittava yksilö tai tiimi uskoo ihmisen hyvinvoinnin luovan pohjan hyville suorituksille. Huippusuoritukset johtavat kehitykseen palautumisen ollessa riittävällä tasolla. Koska halutaan varmistaa palautumisen olevan riittävällä tasolla, on Kaifukuzenissä oleellista superkompensaatioteoria.
Superkompensaatioteoria on yksi käytetyimmistä adaptaatioteorioista, jota on hyödynnetty perinteisesti lihasvoimaharjoittelussa. Teorian ydin on, että suorituksiin käytetään voimavaroja, joiden kulutus on riippuvainen suorituksen kuormasta ja intensiteetistä. Suorittaminen hajottaa kehoa, minkä takia meidän tulee palautua. Palautuakseen keho tarvitsee lepoa, ravintoa ja nesteitä. Mikäli palautuminen on kohdillaan, tulee keho olemaan vahvempi seuraavan harjoituksen yhteydessä. Jos se on puutteellista, tulee jatkuva suorittaminen johtamaan laskevaan suorituskykyyn ja valmiustilaan. Pitkässä juoksussa lopputuloksena on uupuminen, jonka kustannukset ovat suuret niin henkisesti, fyysisesti ja rahallisestikin.
Riittämätön palautuminen
Tutkitaan kuvaajaa tarkemmin esimerkin kautta. Herättyäsi aamulla sinulla on tietty määrää energiaa, jota kulutat eri tavoilla. Jokainen suoritus alentaa suorituskykyämme sekä valmiustilaamme joiden päätteeksi alamme palautumaan. Graafista näemme miten suorituskyky, valmiustila ja kehitys laskee, kun palautumiseen ei ole tarpeeksi aikaa. Henkilö kerryttää uupumusta jatkuvalla suorittamisella. Syyt riittämättömälle palautumiselle voivat löytyä esimerkiksi riittämättömästä unesta, ravinnosta, työnohjauksesta, jatkuvista keskeytyksistä töissä, liikunnasta tai henkilökohtaisen elämän asioista. Oli syy mikä tahansa, tarvitaan riittävää palautumista.
Liian usein olen kuullut projekteista, joissa deadlinet pakottavat jatkuvaan suorittamiseen pitkine päivineen, vain vaihtuakseen uusiin projekteihin jotka ovat yhtä hektisiä. Kun jatkuvasti joustaa ja venyy, voi seinä tulla hyvinkin yllättäen vastaan. Osaammeko tarpeeksi hyvin huomioida työntekijöiden tarpeen palautumiselle? Liiallisella joustamisella ja venymisellä (lue terveydellä) pystymme korvaamaan jotain puutetta, esimerkiksi että työntekijöitä on liian vähän, aikataulut liian tiukkoja tai palkkio tehdystä työstä on riittävä kuluihin nähden. Mutta onko se kestävää tai järkevää?
Optimaalinen palautuminen
Tässäkin kuvaajassa suorituskyky ja valmiustila laskee suorituksien myötä. Mutta koska palautuminen on riittävää, johtavat suoritukset kehitykseen. Hyvinvoiva työntekijä jaksaa tehdä parannuksia, liian kiireinen ja huonovointinen ei. Miten tämä voitaisiin mahdollistaa käytännössä? Kirjoituksen ensimmäisessä osassa käytin lenkkeilyä esimerkkinä. Välttääkseen loukkaantumisia voi lenkkeilyssä harventaa suorituksien määrää viikossa, varmistaakseen että palautumiselle on riittävästi aikaa. Palautumista nopeuttaakseen ja muutenkin vammojen ennaltaehkäisemiseksi voi lenkkeilyssä panostaa venyttelyyn, nesteytykseen, ravintoon ja uneen. Palautumisen ollessa tehokkaampaa, voi suorituksiakin tehdä useammin. Useampi suoritus johtaa lopulta parempaan kuntoon.
Jatkuva palautuminen työnjohtamisen kautta
Työmaailmassa suorituksien (työpäivien, tehtävien, palavereiden jne.) vähentäminen voi olla haastavaa, tosin ei mahdotonta. Liikaa on liikaa, ja lopulta on meidän omalla vastuullamme sanoa ei, jos työkuorma on kohtuuton. Työskentelytavoilla ja omilla valinnoillamme työajan ulkopuolella voidaan merkittävästi huolehtia palautumisesta. Huomioimalla jatkuvasti palautumista tekemisen yhteydessä, vähennämme suorituskyvyn laskua sekä nopeutamme palautumista.
Koska aika on rajallista eikä jokaisen suorituksen jälkeen pysty vain olemaan, tulee palautumista optimoida. Päiviä voidaan suunnitella siten, että energiaa ei kuluteta turhaan. Itselläni suorituskyky kärsii paljon, jos uni on riittämätöntä. Siksi pidän huolta riittävästä unesta ja panostan laatuun varmistaakseni hyvät energiatasot töissä, treenissä ja arjessa. Huomaan tehokkuuteni laskevan jatkuvien keskeytyksien myötä. Siksi vetäydyn usein aamuisin muutamaksi tunniksi omiin oloihin, jolloin panostan tärkeimpiin työasioihin.
Priorisoin työtehtäväni ja ylläpidän WIP-listaa (Work In Progress) jossa saa samaan aikaan olla korkeintaan kolme tehtävää. Näin pidän palautumisen mielessä siten, että en kuluta vääriin asioihin energiaa ja vältän multitaskausta. Huolehdin taukojen pitämisestä, sillä ymmärrän tehokkuuteni paranevan niiden myötä. Usein olenkin hehkuttanut Pomodoro-ajastinta, minulla kyseinen työkalu tehostaa työpäiviä ja muistuttaa taukojen pitämisestä. Liikunta ja treenaaminen on suuri osa elämääni, joka antaa energiaa myös työpäiviin. Koska haluan liikkua usein, panostan ravintoon, riittävään lepoon ja lihashuoltoon. Myönnettäköön, että venyttely on haastava alue, johon olen koittanut panostaa enemmän. Tosin vieläkin yllätän itseni liian usein sohvalta ihmettelemässä jumeja tekemättä niille mitään.
Löydä sinulle sopivat tavat
Yllä oli muutamia esimerkkejä asioista, jotka toimivat minulle. Yksi asia ei toimi kaikille, miksi jokaisen pitääkin tarkemmin pohtia mikä soveltuu itsellensä ja omille tavoille parhaiten. Ideana kuitenkin, että palautuminen pidetään jatkuvasti mielessä. Huolehditaan, että energiaa ei kuluteta turhaan tai vääriin asioihin. Mietitään, miten voidaan palautua päivän aikana. Varmistetaan ravinnon olevan terveellistä ja monipuolista. Panostetaan riittävään ja hyvänlaatuiseen uneen. Nähdään itsemme ja muut ihmisinä, joilla on tunteita, ajatuksia ja elämänvaiheita, jotka vaikuttavat päivittäiseen tekemiseemme sekä jaksamiseen.
Luonnossa oleminen palauttaa, jo pelkästään kuvien katsominen tuo itselleni rauhallisuuden tunnetta. Kuva otettu Lauttasaaressa.
Ottaa vai antaa, siinä pulma
Jokainen voi itse ohjata omaa työtänsä ja arkeaan huomioimalla yllä mainittuja asioita. Työpaikoillakin tulisi mielestäni mahdollistaa järkevää työskentelyä tukevaa työkulttuuria. Onko esimerkiksi aamut pakko aloittaa pitkillä palavereilla? Onko palavereita liikaa, ehtivätkö työntekijät tehdä omia töitään? Ovatko aikataulut, osaaminen ja tiimin koko riittävällä tasolla vaatimuksiin nähden? Vaaditaanko jatkuvasti työskentelemään myöhään illalla, miten työnantaja tai esimies puuttuu tilanteisiin, kun huomaa työntekijän työtuntien olevan kohtuuttomia? Onko esimiehen ainut kommentti, että ”tämä projekti on nyt hieman tällainen” vai koittaako hän saada muutoksia aikaiseksi?
Jos työ ja arki ottaa enemmän kuin se antaa, voi pulmaksi muodostua ylikuormittuminen ja uupuminen. Mutta parhaassa tapauksessa työmme antaa meille energiaa, luo mahdollisuuuden kehitykselle ja jonka kautta koemme onnistumisia. Viihtyisä työ vähentää uupumuksen riskiä ja mielenterveydellisiä haasteita. Itse haluan työskennellä ympäristössä jossa voin kehittyä, joka tuo haasteita ja pakottaa minut välillä laittamaan sormen suuhun. Mielestäni kaiken ei tule olla helppoa ja itsestäänselvää, vaan laittamalla itsensä likoon kehittyy ja oppii, voi saavuttaa ihanteellisen flow-tilan ja rikastuttaa itsensä upeilla kokemuksilla. Se ei kuitenkaan tarkoita, että haluaisin polttaa itseni loppuun. Vaikka lopulta onkin meidän omalla vastuulla nostaa käsi pystyyn kun vauhtia on liian paljon, vaatii se rohkeutta. Asiasta keskustelminen on helpompaa tehdä työympäristössä, missä ymmärretään oman rajallisuuden myöntämisen olevan vahvuus. Hyvät suoritukset ovat tärkeitä, mutta ihminen on niitä tärkeämpi. Siksi on myös työpaikkojen vastuulla muuttaa käytäntöjään, mikäli haluamme nähdä muutoksia kohti kestävämpää työkulttuuria.
Hyvä suorittaminen tulee syntyä rohkeudesta, työnilosta, turvallisuuden tunteesta, innovatiivisuudesta, luottamuksesta eikä ihmisen hyvinvoinnin kustannuksella. Kun panostamme työntekijöiden terveyteen ja hyvinvointiin, eivät säästöt ole pelkästään rahallisia, sillä uupumuksesta palautuminen on pitkä ja raskas tie henkisesti niin siitä kärsivälle, kuin hänen lähipiirillensäkin. Uskon että voimme vähentää menetetystä työpanoksesta johtuvaa hävikkiä ja uupumuksesta johtuvaa inhimillistä tappiota Kaifukuzen-ajattelutavan myötä. Muutos kohti kestävämpää työkulttuuria vaatii rohkeutta niin työpaikoilta, esimiehiltä, asiakkailta kuin itse työntekijältäkin. Muutos voi olla hidasta, mutta sitä tarvitaan juuri nyt.