Tehokkaasti kohti tavoitteita

(6 min)

Martti on jo pitkään ollut samassa talossa töissä. Hänet tunnetaan kiireisenä ihmisenä, ja mielletään positiiviseksi kaveriksi, sillä hän on aina valmis auttamaan. Martin työpäivät ovatkin hyvin pitkiä ja kiireisiä, sillä häntä revitään moneen eri suuntaan jatkuvasti. Uusia määräaikoja tulee jatkuvasti vastaan, ja näin ollen Martin on pakko uhrata tärkeintä resurssiaan, eli aikaa. Martin sanakirja ei sisällä sanaa ”ei”, vaan kyllä aina jotenkin saadaan nipistettyä aikaa työtehtäville. Martti ei ole asettanut itselleen selkeitä tavoitteita, eikä optimoinut työpäiväänsä, saati priorisoinnut työtehtäviään. Hänen esimiehensäkään ei ole tässä asiassa auttanut, vaan ajattelee, että Martti pärjää hienosti. Hänellä kun aina on sellainen hyvä tekemisen meininki. Todellisuudessa, Martin mielestä työ tuntuu stressaavalta, välillä jopa epämiellyttävältä. Työt seuraavat usein mukaan kotiin, ellei muuten, niin ainakin henkisesti. Joskus työt vierailevat unissakin. Työpäivien jälkeen Martin energiavarastot ovat sen verran tyhjät, että ei jaksa kuin istahtaa sohvalle, tai mennä suoraan sänkyyn. Arkipäivisin Martilla ei oikein ole muuta elämää kuin työ, joten kaikki aktiviteetit ja hauskuus tulee ahtaa viikonloppuihin. Sunnuntaisin Martti tiirailee horisonttiin, ja odottelee että kiikarissa näkyisi perjantai. Huomaako hän jossain vaiheessa, että elämän parhaat vuodet menivätkin töissä?

Tunnistatko jollakin tasolla itsesi, tai tuttavan, Martin tarinasta? Huomaatko usein, että sinulla on jatkuva kiire töissä, työtehtäviä on mielin määrin, ja energiatasot ovat aina lopussa työpäivän päätteeksi? Et ole tässä kuitenkaan yksin. Martin tarina on hyvinkin yleinen työelämässä, sillä tällainen työskentelytapa on syvästi työkulttuurissamme.

Tässä kirjoituksessa käydään läpi tavoitteiden asettamisen tärkeys, sekä joitakin menetelmiä ja ajatuksia työpäivän tehostamiseksi. Kirjoituksen tavoitteena on, että sinulla on eväät tehdä työpäivästäsi tehokkaampi, lyhyempi, energiakulutuksellisesti taloudellisempi, sekä vähemmän stressaava.  

Ihminen ilman tavoitteita, on kuin purjevene ilman määränpäätä. Sitä mennään mukavasti aalloissa keinuen eteenpäin, ja sitten ihmetellään mihin satamaan ollaan päädytty. Tietämättömyys määränpäästä voi monelle olla stressaavaa tai ahdistavaa, oli sitten kyse henkilökohtaisesta elämästä tai työelämästä. On niin paljon vaihtoehtoja, että niillä saa helposti päänsä sekaisin. Jos on selkeä päämäärä, on paljon helpompi tehdä päätöksiä valintojen suhteen, helpompi sanoa ei, ja usein selkeä tavoite antaa myös motivaatiota. Ja kun tavoitteita saavutetaan, seuraa onnistumisen tunne. Ja pelkästään tavoitteiden asettaminen ei riitä, vaan ne tulee myös priorisoida. Kaikkea ei valitettavasti pysty tekemään samaan aikaan. On kuitenkin mahdollista tehdä asioita siten, että energiaa ja aikaa jää muuhunkin.

Useat tutkimukset ovat osoittaneet tavoitteiden asettamisen parantavan onnistumisprosenttia. Ja tämä pätee eri osa-alueisiin, olivat ne sitten työhön, vapaa-aikaan, perheeseen, tai ihan mihin vain. (1) Mikäli sinulla on ollut selkeä tavoite, on sinulla parempi mahdollisuus onnistua. Työpäivästä voi saada paljon tehokkaamman ja lyhyemmän, mikäli mielessä on selkeät tavoitteet, työtehtävät ovat priorisoitu, ja työpäivä on organisoitu järkevästi.

Pelkästään tavoitteiden asettaminen ei riitä, vaan työpäivää tulee muutenkin tehostaa. Mikäli tavoittelee tehokkaampaa työpäivää, on mielestäni hyvä pitää mielessä muutama oleellinen asia kuten multitaskaus, Parkinsonin laki, Pomodoro-tekniikka, Roosevelt-pyrähdys ja tehokkaat palaverit. Käsitellään nämä aiheet, ennen kuin perehdytään tarkemmin, miten hyviä tavoitteita asetetaan.

Multitaskaaminen tarkoittaa, että tekee useampaa kuin yhtä asiaa kerralla. Tosiasiassa aivomme eivät pysty keskittymään tai fokusoimaan moneen asiaan yhtäaikaisesti, vaan keskittyminen hyppii edestakaisin asioiden välillä. Tällainen työskentely on kuluttavaa aivoillemme, minkä takia energiavarastomme saattaa loppua turhan aikaisin. Turhia tehtävänvaihtoja ja keskeytyksiä kannattaakin välttää, jotta työskentely on aivoille mahdollisemman taloudellista. Riittää, että vilkaisee kännykkää, tai kurkistaa sähköpostilaatikkoon, niin siinä onkin jo fokus mennyt. Oletko joskus huomannut, että kun näytölle välähtää ilmoitus sähköpostista, niin vaikka päätätkin vastata siihen myöhemmin, on jo ajatuksesi vastaamisessa. Suosin itse sitä, että mikäli työstää jotain tärkeää, niin varaa sille ajan ja paikan, jossa keskeytyksiä ei tule. Sähköpostista ja muista viestintävälineistä saa pois ilmoitukset, jotka hyvin usein keskeyttävät työskentelymme.

Keskittymisen laki: 1 x 1 = 1 vs. 0.5 x 0.5 = 0.25. Yhteen asiaan keskittyminen on tehokkaampaa ja taloudellisempaa energiatasoja ajatellen.

Edesmenneen englantilaisen kirjailijan ja historiantutkijan C. Northcote Parkinsonin mukaan nimetty Parkinsonin laki sanoo, että ”työ täyttää sille varatun ajan.” (Work expands so as to fill the time available for its completion). Teoria perustuu Parkinsonin havaintoihin Brittiläisestä imperiumista, ja olettaa että työntekijöiden määrä ei välttämättä korreloi työmäärään. (2)

Työelämässä tämä teoria voidaan todentaa todeksi esimerkiksi tehtävien määräaikojen lähentyessä. Vaikka sinulla olisi kuukausi aikaa tehdä tehtävä valmiiksi, painottuu työ määräajan lähettyville. Toinen esimerkki voi olla työlle annettu aika. Jos tehtävälle annetaan neljä tuntia aikaa, niin menee tehtävään sille annettu aika. Samalle tehtävälle voidaan antaa vain kaksi tuntia aikaa, jolloin tehtävästä suoriudutaankin mystisesti puolet vähemmällä ajalla.

Asetan itselleni usein määräaikoja eri asioiden edistämistä varten tai niiden valmistumiselle. Määräajat luovat pientä painetta, ja pakottavat keskittymään kunnolla yhteen asiaan kerralla. Huomaankin usein, että saan tehtyä asiat valmiiksi paljon ennen niiden sovittua määräaikaa. Yleensä varaan itselleni aikoja kalenterista, jotta tiedän mitä asia edistää milloinkin. Yksi tapa saada asioita edistettyä tehokkaasti, ja samalla luoda keksittyjä aikataulupaineita itsellensä, on Pomodoro-tekniikka.

Tutkimuksissa on todettu, että lukeminen, oppiminen ja keskittyminen ovat tehokkaimmillaan 25 minuutin sykleissä (1). Francesco Cirillon kehitti 1980-luvulla Pomodoro-tekniikan, jossa tehdään töitä 25 minuutta, jonka jälkeen pidetään 5 minuutin tauko. Tauko on oleellinen, sillä se antaa aivoillemme hengähdystauon, jonka jälkeen olemme taas valmiita töihin. Taukoja kannattaa pitää usein, sillä muistimme toimii parhaimmillaan sessioiden alussa ja lopussa. Oleellista tekniikkaa hyödyntäessä on, että kaikki häiriötekijät poistetaan 25 minuutin ajaksi, jotta saa täyden fokuksen työtehtävään. Välillä on vaikeaa aloittaa työtehtäviä, ja viivytellään keksien kaikkea muuta puuhaa (engl. procrastination). Tämänkin takia Pomodoro-tekniikkaa on hyödyllinen, sillä sen avulla pääse paremmin alkuun, ja voi jopa saavuttaa ihanteellisen Flow-tilan.

Pomodoro tarkoittaa italiaksi tomaattia

Yksi lempi työskentelytavoistani on Pomodoro-tekniikan ja Roosevelt-pyrähdyksen yhdistäminen. Roosevelt-pyrähdys (engl. Roosevelt Dash) toimii siten, että

  1. arvioidaan työhön menevä aika tavallisissa olosuhteissa
  2. nipistetään arvioidusta ajasta merkittävästi
  3. asetetaan määräaika nipistetyn arvioidun ajan mukaan, ja seurataan työn edistymistä ajastimella (3)

Tällainen työskentelytapa pakottaa sinut keskittymään vain ja ainoastaan kyseiseen työtehtävään, mikäli aikomuksena on saada tehtävä valmiiksi. Yhdistän itse Roosevelt-pyrähdyksen Pomodoro-tekniikan kanssa, ja usein pidän ajastimen näkyvillä, jotta tuntee mukavasti painetta. Tällä vältetään myös täydellisyyden tavoittelua, sillä se usein hidastaa tahtia. Olen ainakin itse havainnut, että on paljon tehokkaampaa saada jokin asia tehtyä, pyytää kommentteja työkaverilta, ja sitten tehdä korjauksia.

Lopuksi, ennen kuin syvennytään tavoitteiden asettamiseen, käsitellään palavereita. Palavereita pidetään, jotta avainhenkilöt kootaan paikalle

  • ratkaisemaan tietty ongelma
  • edistämään tiettyä työtehtävää
  • jotta voidaan tiedottaa, tai kouluttaa henkilöitä

Kokemukseni perusteella olen havainnut, että monet palaverit ovat

  1. turhia, eli olisi selvitty esim. hyvin kirjoitetulla sähköpostilla
  2. liian pitkiä, eli turhaan varattu paljon aikaa
  3. ilman selkeää agendaa, eli vasta paikan päällä kerrotaan miksi olikaan kokoonnuttu
  4. palaveriin on kutsuttu turhaan ihmisiä, joiden ei oikeasti tarvitsisi olla paikan päällä. Tämä johtaa siihen, että omalla koneella tehdään omia työtehtäviä, eikä oikeastaan kuunnella mitä sanottavaa puhujalla on.

Mikäli tällaisia palavereita on muutama päivässä, niin ei tule yhtään yllätyksenä, että työpäivän pituus venähtää. Kutsujan vastuulla on tarkoin pohtia, tarvitaanko oikeasti palaveria, sekä ilmoittaa etukäteen selkeä agenda ja palaverin tavoitteet. Jos nämä ovat selvät, voidaan itse palaverikin pitää lyhyempänä. Kutsutunkin tulee pohtia, tarvitseeko hänen oikeasti osallistua, ja mikäli osallistuu, tulee hänen jättää muut työtehtävät siksi ajaksi.

Mikäli pitää mielessä yllämainitut asiat, saa työpäivästä varmasti tehokkaamman ja lyhyemmän. Varmistaakseen, että tekee oikeita asioita, ja jotta voi tarvittaessa kieltäytyä pyynnöistä, tulee asettaa tavoitteita. Tavoitteet voivat olla päivä-, viikko-, kuukausi-  tai vuositasolla. Mikäli pystyy asettamaan pidemmän ajan tavoitteita, helpottaa se lyhyempien tavoitteiden asettamista. Mutta ajasta riippumatta, on tavoitteiden asettamisen suhteen hyviä käytäntöjä. Itselläni on tavoitteita kuukausitasolla, jota helpottavat minua määrittämään tavoitteita viikko- sekä päivätasolla.

Hyvien tavoitteiden asettamisen käytännöt (4,5).

  1. Määrittele tavoite tarkkaan. Ympäripyöreät tavoitteet eivät oikein vie mihinkään, ole mahdollisimman spesifi tavoitteen kanssa. Esimerkki: Kirjoitan tänään vs. kirjoitan tänään yhden sivun tekstiä.
  2. Tavoitteiden tulee olla realistisia. Jos et mitenkään pysty saavuttamaan tavoitetta, on se aika turha. Tämä ei tarkoita, ettei tavoite voi olla haastava. Jos asettaa liian paljon tavoitteita, on itsestään selvää, ettei kaikkia voi saavuttaa. Esimerkki: Kirjoitan sata sivua päivässä vs. kirjoitan sata sivua kuukaudessa.
  3. Lisää tavoitteelle tarkoitus. Selvennä miksi tavoite on tavoittelemisen arvoinen! Jos tavoite ei merkitse sinulle mitään, on sen tavoittelu paljon haastavampaa. Tarkoitus antaa motivaatiota. Esimerkki: Kirjoitan, koska minulla ei ole parempaa tekemistä vs. kirjoitan, koska opin itse uusia asioita, ja parhaimmassa tapauksessa voin auttaa muita.
  4. Visualisoi. Jos näet tavoitteen jatkuvasti, pysyy se paremmin mielessä. Pidä huoli, että näet jatkuvasti tavoitteen, koska se on sinun päämäärä. Tähän voi käyttää fyysistä taulua, tai vaikka digitaalisia ratkaisuja. Itselläni on tavoitteet muistikirjassa, sekä virtuaalisessa muistilapussa jotta näen tavoitteet päivittäin koneestani.
  5. Seuraa. Jos et seuraa tekemisiäsi, et tiedä missä mennään. Jotta tiedät, oletko saavuttamassa asettamasi tavoitteet, niin sinun olisi hyvä jollain tasolla seurata edistymistä tässä. Mikäli tavoitteet jostain syystä jäävät saavuttamatta on hyvä pysähtyä miettimään seuraavia: Mitkä asiat erityisesti vaikuttavat tavoitteiden saavuttamiseen ja olisiko niissä aihetta muutokseen? Olivatko asetetut tavoitteet alunperinkään realistiset? Miten olisit voinut toimia toisin?
  6. Aseta määräaikoja. Päätä päivämäärä, jolloin tavoite pitää olla saavutettu. Niin kuin aikaisemmin todettiin, määräajat antavat hyvällä tavalla painetta. Muuten asia jää helposti, ja ajatellaan että palaan asiaan, kun aikaa.
  7. Ota tavoitteiden asettaminen käyttöön päivittäisessä elämässä. Koita saada tavoitteiden asettamisesta tapa, ja huomaa miten sinun on helpompi priorisoida asioita. Kirjoita tavoitteet ylös, älä vain pohdi niitä mielessäsi. Itse pyrin kirjaamaan työpäivän päätteeksi, iltaisin tai viimeistään aamulla päivän tavoitteet. Priorisoin tavoitteet, ja aloitan aina tärkeimmästä. Jos heti aamusta pystyy edistämään, tai jopa saamaan valmiiksi tärkeän asian, niin tulee siitä jo hyvä onnistumisen olo.

Toivon mukaan näillä vinkeillä saat tehostettua omaa tai tiimisi työpäivää. Ja tavoitteita kannattaa asettaa työelämän ulkopuolellekin, ja silloinkin nämä samat käytännöt pätevät. Ja lopuksi muistutuksena erittäin oleellinen asia, jotta työpäivät olisivat tehokkaita, tulee muistaa panostaa riittävästi palautumiseen. Väsyneenä työnteko on tehottomampaa ja stressaavampaa. Suosittelenkin sinun perehtyvän tarkemmin uneen lukemalla:

Uni – elämän eliksiiri (9 min)

Miten parantaa unen laatua (9 min)

Lue myös:

Jatkuva kiire ja pitkäaikainen stressi (3 min)

Kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin viisi osa-aluetta (5 min)

Istunto liikkumisesta (3 min)

Autofagia – elimistön puhdistusjärjestelmä (5 min)

Viitteet

  1. Biohakkerin käsikirja. Olli Sovijärvi, Teemu Arina ja Jaakko Halmetoja, 2016
  2. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2565709/
  3. Deep Work, Cal Newport ,2016
  4. https://medium.com/swlh/5-proven-ways-to-set-goals-and-achieve-them-cf19016b3af1
  5. https://medium.com/personal-growth-lab/how-strategic-daily-goal-setting-is-the-key-to-high-productivity-goal-success-e8ef301a1a0a

Kuvat

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *